Kündigung richtig erklären – Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Eine Kündigung ist im Arbeitsrecht ein einseitiger, empfangsbedürftiger Rechtsakt – das bedeutet: Sie wird wirksam, sobald sie dem anderen Teil zugeht, ganz gleich ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer kündigt. Doch in der Praxis passieren gerade bei der Kündigungserklärung immer wieder formale Fehler, die ernste rechtliche Folgen haben können.

Schriftform ist gesetzlich vorgeschrieben

Gemäß § 623 BGB muss jede Kündigung schriftlich erfolgen – und zwar im Original, mit eigenhändiger Unterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder WhatsApp ist nicht wirksam, egal wie klar der Inhalt ist.

❗ Tipp für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
Achten Sie darauf, dass die Unterschrift leserlich ist und von einer kündigungsberechtigten Person stammt (z. B. Geschäftsführung oder bevollmächtigter Personalleiter).

Inhalt der Kündigung: Klar und eindeutig

Eine Kündigung muss klar und eindeutig sein:

• Wer kündigt wem?
• Zu welchem Zeitpunkt endet das Arbeitsverhältnis?
• Handelt es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung?

Beispiel für eine wirksame Formulierung:
„Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich zum nächstmöglichen Termin.“

❗Sie müssen nicht den genauen Kündigungstermin angeben, wenn Sie „zum nächstmöglichen Termin“ schreiben – der ergibt sich aus der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfrist.

Zugang der Kündigung – das entscheidende Kriterium

Die Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem anderen zugeht (§ 130 BGB). Das bedeutet: Es reicht nicht, sie zu schreiben oder abzuschicken – sie muss dem Empfänger tatsächlich zugegangen sein.

Zustellarten mit rechtlicher Wirkung:

• Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
• Einwurf-Einschreiben (beweissicher, aber mit Risiken)
• Boten (ideal: Kollege oder Dritter, der Zeitpunkt und Übergabe bezeugen kann)

✅ Tipp für Arbeitgeber:
Lassen Sie die Kündigung von einem Zeugen übergeben, der auch den Inhalt kennt. So sichern Sie sich gegen spätere Streitigkeiten ab.

✅ Tipp für Arbeitnehmer:
Öffnen Sie Ihre Post regelmäßig. Eine Kündigung gilt auch dann als zugegangen, wenn sie im Briefkasten liegt und unter normalen Umständen zur Kenntnis genommen werden kann – auch im Urlaub!

Kündigungsgründe – wann erforderlich?

Ordentliche Kündigung:

Im Normalfall muss der Kündigende keinen Grund nennen, außer:

• Es handelt sich um eine außerordentliche (fristlose) Kündigung
• Oder der Arbeitnehmer fordert nachträglich über einen Anwalt die Angabe des Kündigungsgrundes (z. B. im Kündigungsschutzprozess)

Außerordentliche Kündigung:

Hier ist immer ein „wichtiger Grund“ erforderlich (§ 626 BGB), und er muss in der Kündigung nicht genannt, aber auf Verlangen schriftlich mitgeteilt werden.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

➡️ Prüfen Sie Kündigungsfristen und etwaigen Kündigungsschutz (z. B. Mutterschutz, Schwerbehinderung, Betriebsrat).

➡️ Dokumentieren Sie Zustellung und Zeitpunkt des Zugangs.

➡️ Lassen Sie die Kündigungserklärung von einem Anwalt prüfen, insbesondere bei betriebsbedingter oder verhaltensbedingter Kündigung.

Handlungsempfehlungen für Arbeitnehmer

➡️ Suchen Sie sofort anwaltlichen Rat – Sie haben nur drei Wochen Zeit, um Kündigungsschutzklage zu erheben (§ 4 KSchG)!

➡️ Prüfen Sie, ob die Kündigung formal wirksam ist (schriftlich, rechtzeitig, richtig zugestellt).

➡️ Melden Sie sich umgehend bei der Agentur für Arbeit, um eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld zu vermeiden.

Wer darf die Kündigung unterschreiben? – § 174 BGB beachten

Nicht jede Person im Unternehmen darf eine Kündigung rechtswirksam aussprechen. Laut § 174 BGB kann eine Kündigung zurückgewiesen werden, wenn sie von einer Person unterzeichnet wurde, die keine Vollmacht nachweisen kann – es sei denn, der Kündigungsempfänger kennt die Vertretungsbefugnis oder sie ist offenkundig.

Praxisbeispiel:
Ein vorgesetzter Abteilungsleiter unterschreibt eine Kündigung – der Arbeitnehmer weiß aber nicht, dass dieser dazu berechtigt ist. Wird keine Originalvollmacht beigefügt, kann die Kündigung unverzüglich zurückgewiesen werden und ist damit zunächst unwirksam.

➡️ Tipp für Arbeitgeber:
Stellen Sie sicher, dass Kündigungen immer von einer erkennbar berechtigten Person (z. B. Geschäftsführung) unterzeichnet werden. Wenn das nicht möglich ist, fügen Sie unbedingt eine Vollmachtsurkunde im Original bei. So vermeiden Sie angreifbare Formfehler nach § 174 BGB.

Fazit: Die Kündigungserklärung ist kein formeller Akt – sondern ein rechtliches Risiko

Ob Sie kündigen oder gekündigt werden – die Form, der Zugang und der Inhalt der Kündigung entscheiden darüber, ob sie wirksam ist. Gerade in angespannten Situationen sind emotionale Fehler oder Unachtsamkeit keine Seltenheit – und oft teuer.

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